Stundenzettel-Vorlage für den Wachdienst: Excel und PDF nach § 17 MiLoG

Kurz gesagtDie Vorlage ist ein Stundenzettel je Mitarbeiter und Monat, als Excel-Datei und als PDF zum Ausdrucken. Je Tag stehen Beginn, Ende, Pause und Arbeitszeit darin, die Excel-Datei rechnet die Arbeitszeit auch über Mitternacht. Nach § 17 Mindestlohngesetz muss jeder Arbeitstag spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags danach aufgezeichnet sein, aufbewahrt wird mindestens zwei Jahre.

Was die Vorlage enthält

Ein Blatt gilt für einen Mitarbeiter und einen Monat. Es hat drei Teile.

• Kopf: Arbeitgeber, Mitarbeiter, Personalnummer, Monat und Jahr.
• Tageszeilen: Datum, Wochentag, Objekt, Beginn, Ende, Pause in Minuten, Arbeitszeit und „aufgezeichnet am“. In der Excel-Datei rechnet sich die Arbeitszeit selbst, auch wenn der Dienst nach Mitternacht endet.
• Abschluss: die Monatssumme und je ein Feld für die Unterschrift von Mitarbeiter und Arbeitgeber.

Die Spalten folgen dem Gesetz. § 17 Absatz 1 Mindestlohngesetz verlangt Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Für das Wach- und Sicherheitsgewerbe gilt das grundsätzlich für alle Beschäftigten, weil die Branche in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt ist. Ausgenommen sind nach der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung unter anderem Beschäftigte mit einem verstetigten Monatsentgelt über 4.461 Euro brutto.

Die Dauer ist nach § 2 Arbeitszeitgesetz die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen. Deshalb hat die Pause eine eigene Spalte. Die Spalte „aufgezeichnet am“ macht sichtbar, ob die Frist eingehalten wurde.

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Papier, Tabelle und App sind gleich zulässig. Verpflichtet ist der Arbeitgeber, auch wenn die Mitarbeiter selbst eintragen.

So füllen Sie die Vorlage aus

Ein Beispiel aus dem Objektschutz: Wachperson Becker arbeitet im November 2026 im Logistikzentrum Nord. Die erste Woche sieht so aus.

Datum	Objekt	Beginn	Ende	Pause	Arbeitszeit	aufgezeichnet am
Mo 02.11.	Logistikzentrum Nord	06:00	18:00	45	11,25	02.11.
Di 03.11.	Logistikzentrum Nord	06:00	14:00	30	7,50	03.11.
Mi 04.11.	frei
Do 05.11.	Logistikzentrum Nord	18:00	06:00	45	11,25	06.11.

Der Nachtdienst steht in der Zeile des Tages, an dem er beginnt. Beginn 18:00, Ende 06:00: Die Excel-Datei erkennt, dass der Dienst über Mitternacht geht, und rechnet 11,25 Stunden, also 11 Stunden und 15 Minuten. Dienste über zehn Stunden brauchen eine Grundlage im Tarifvertrag (§ 7 Arbeitszeitgesetz).

Wichtig ist die Frist. Für den Dienst am Montag, 2. November, muss die Aufzeichnung bis Montag, 9. November, 24 Uhr vorliegen. Wochenenden und Feiertage verlängern die Frist nicht, es sind Kalendertage. Tragen Sie deshalb am besten am Tag des Dienstes ein und schreiben Sie das Datum in „aufgezeichnet am“.

Am Monatsende prüfen beide Seiten die Summe und unterschreiben. Jede Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag ist zusätzlich nach § 16 Absatz 2 Arbeitszeitgesetz aufzuzeichnen. Mit einem vollständigen Stundenzettel ist das miterledigt.

Wo Papier und Excel an Grenzen kommen

Ein Stundenzettel auf Papier ist einfach und überall verständlich. Schwierig wird es an zwei Stellen.

• Die Frist. Kommen die Zettel erst zum Monatsende ins Büro, ist die Aufzeichnung für die ersten drei Wochen bereits zu spät, auch wenn die Zeiten selbst stimmen.
• Nachvollziehbarkeit. In der Excel-Datei lässt sich jede Zelle überschreiben, ohne dass der alte Wert sichtbar bleibt. Auch „aufgezeichnet am“ ist nur so verlässlich wie die Person, die es einträgt.

Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Nach § 17 Absatz 2 Mindestlohngesetz müssen die Unterlagen für eine Prüfung im Inland und auf Deutsch bereitliegen, auf Verlangen auch am Ort der Beschäftigung. Für eine fehlende, falsche oder verspätete Aufzeichnung nennt § 21 Absatz 3 eine Geldbuße bis zu 50.000 Euro. Mehr dazu im Beitrag Arbeitszeit im Sicherheitsdienst aufzeichnen.

So läuft es in CONTROL

Gestempelt am Objekt, geprüft im Büro, nachgewiesen je Monat.

Ihre Mitarbeiter stempeln Beginn, Pause und Ende in der App. Im Büro steht oben in der Prüfliste, was auffällt: ein Stempel außerhalb von 200 Metern, ohne Standort oder ohne Ende, jeweils mit der Frist bis zum siebten Tag nach dem Dienst. Korrigiert wird nur mit Grund, das Original bleibt im Änderungsprotokoll.

Am Monatsende druckt das Lohnbüro den Nachweis je Person, mit Beginn, Ende, Pause und Dauer für jeden Tag, oder gibt ihn als CSV an die Lohnabrechnung. Die Zeiterfassung ist in den Paketen Basis und Pro enthalten. Mehr zur Zeiterfassung

Häufige Fragen

Muss im Wachdienst jede Arbeitszeit aufgezeichnet werden?

Grundsätzlich ja. Weil das Wach- und Sicherheitsgewerbe in § 2a SchwarzArbG steht, gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG nicht nur für Minijobber, sondern für alle Beschäftigten. Ausnahmen regelt die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung, etwa für Monatsentgelte über 4.461 Euro brutto.

Rechnet die Excel-Datei Nachtdienste über Mitternacht?

Ja. Bei Beginn 18:00 Uhr, Ende 06:00 Uhr und 45 Minuten Pause ergibt das 11,25 Stunden Arbeitszeit, also 11 Stunden und 15 Minuten.

Darf der Mitarbeiter den Stundenzettel selbst ausfüllen?

Ja, das Gesetz schreibt keine Form vor. Verpflichtet bleibt aber der Arbeitgeber. Er muss dafür sorgen, dass die Aufzeichnung vollständig und rechtzeitig vorliegt.

Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?

Mindestens zwei Jahre ab dem Zeitpunkt, zu dem aufgezeichnet werden musste.

Quellen

1. § 17 Mindestlohngesetz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 10. November 2026
2. § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, abgerufen am 10. November 2026
3. § 21 Mindestlohngesetz (Bußgeldvorschriften), abgerufen am 10. November 2026
4. § 1 Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung, abgerufen am 10. November 2026
5. § 2, § 7 und § 16 Arbeitszeitgesetz, abgerufen am 10. November 2026

Diese Vorlage ist eine Arbeitshilfe und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.