Wachbuch-Vorlage für Sicherheitsdienste: PDF und Excel zum Herunterladen

Kurz gesagtDie Vorlage ist ein Wachbuch-Blatt für eine Schicht an einem Objekt, als PDF zum Ausdrucken im Format A4 quer und als Excel-Datei. Sie enthält Kopf, Übernahme, 18 Eintragszeilen und die Übergabe an die nächste Schicht. Eine ausdrückliche Pflicht zum Wachbuch steht weder in der Gewerbeordnung noch in der Bewachungsverordnung. Verlangt wird es über den Bewachungsvertrag und Ihre Dienstanweisung.

Was die Vorlage enthält

Jedes Blatt gilt für genau eine Schicht. So bleibt klar, wer wann für das Objekt verantwortlich war. Das Blatt hat vier Teile.

• Kopf: Objekt, Auftraggeber, Datum, Schicht von und bis, Name der Wachperson.
• Übernahme: von wem die Schicht übernommen wurde, um welche Uhrzeit und ob Schlüssel und Geräte vollständig sind, zum Ankreuzen mit ja oder nein.
• Einträge: 18 Zeilen mit Nummer, Uhrzeit, Art, Ort am Objekt, Feststellung und Maßnahme, gemeldet an und Kürzel. Als Art sind Übergabe, Rundgang, Vorfall, Meldung und Besucher vorgesehen.
• Abschluss: offene Punkte für die nächste Schicht, Übergabe an wen und um welche Uhrzeit, Unterschrift.

In der Fußzeile steht, wie Fehler korrigiert werden: durchstreichen, lesbar lassen, Datum und Kürzel daneben. Ein Eintrag, der nachträglich still geändert wurde, taugt nicht mehr als Beleg.

Die Bewachungsverordnung schreibt kein Wachbuch vor. § 21 BewachV verlangt Aufzeichnungen über Verträge, Wachpersonen, Belehrungen und Waffen. Was im Dienst am Objekt geschieht, gehört nicht zu dieser Liste. Pflicht wird das Wachbuch über den Bewachungsvertrag oder über Ihre Dienstanweisung. Die Dienstanweisung verlangt § 17 BewachV, und dort legen Sie fest, was Ihre Wachpersonen wann eintragen.

So füllen Sie die Vorlage aus

Ein Beispiel aus dem Objektschutz: Nachtschicht im Logistikzentrum Nord von 18:00 bis 06:00 Uhr. Wachperson Becker übernimmt um 18:00 Uhr von Wachperson Krüger. Schlüssel und Funkgerät sind vollständig, sie kreuzt „ja“ an. Im Lauf der Nacht entstehen diese Einträge.

Nr.	Uhrzeit	Art	Ort am Objekt	Feststellung und Maßnahme	gemeldet an
1	18:00	Übergabe	Pforte	Schlüssel und Funkgerät übernommen, Tor 2 laut Vorschicht defekt
2	19:30	Rundgang	Hallen 1 bis 4	ohne Befund
3	22:15	Besucher	Pforte	Fahrer einer Spedition, Lieferung angekündigt, zu Rampe 6 geleitet	Schichtleitung Lager
4	02:40	Vorfall	Halle 3, Rolltor Nordseite	Rolltor 40 cm offen, keine Personen im Bereich. Halle begangen, Tor geschlossen	Haustechnik
5	05:30	Meldung	Pforte	Tor 2 weiterhin defekt	Objektleiter

Schreiben Sie Beobachtungen, keine Vermutungen. „Rolltor 40 cm offen“ ist ein Befund. „Tor wurde wohl vergessen“ ist eine Deutung, die sich später als falsch herausstellen kann. Halten Sie jeden Eintrag zeitnah fest. Ein Bericht, der erst am Ende einer Zwölf-Stunden-Schicht aus dem Gedächtnis entsteht, hat Lücken bei Uhrzeiten und Reihenfolge.

Unter den offenen Punkten notiert Becker: „Tor 2 defekt, Rolltor Halle 3 beim ersten Rundgang prüfen.“ Dann folgen Übergabe an Wachperson Schulz um 06:00 Uhr und die Unterschrift. Was ein guter Eintrag enthält und wie Fotos und Korrekturen zusammengehen, erklärt der Beitrag Digitales Wachbuch.

Die Excel-Datei hat denselben Aufbau. Sie passt, wenn am Objekt ein Rechner steht.

Wo Papier und Excel an Grenzen kommen

Ein Blatt Papier ist schnell zur Hand und braucht weder Strom noch Netz. Für viele Objekte reicht das. An drei Stellen wird es mühsam.

• Fotos. Den Zustand, den ein Satz beschreibt, zeigt erst ein Foto. Auf dem Blatt bleibt nur der Hinweis auf ein Bild, das auf irgendeinem Handy liegt.
• Mehrere Wachpersonen. Haben zwei Leute gleichzeitig Dienst, entstehen leicht zwei Blätter für dieselbe Schicht.
• Weg zum Auftraggeber. Jedes Blatt muss ins Büro, gelesen, abgelegt und für den Kunden aufbereitet werden. Bei zwei Schichten am Tag sind das rund 60 Blätter im Monat für ein einziges Objekt.

Die Excel-Datei erleichtert das Ablegen, beantwortet aber nicht die Frage, wer wann etwas geändert hat. Eine überschriebene Zelle zeigt den alten Text nicht mehr.

So läuft es in CONTROL

Ein Wachbuch je Objekt und Schicht, vom Handy bis zum PDF für den Kunden.

Ihre Wachpersonen schreiben über die Mitarbeiter-App auf dem Handy, ab einer Stunde vor Dienstbeginn. Wer gleichzeitig Dienst hat, schreibt ins selbe Wachbuch. Jeder Eintrag hat eine Art, etwa Übergabe oder Vorfall, und bis zu fünf Fotos. Das Handy entfernt die Standortdaten aus den Bildinformationen.

Nach dem Abschluss können Mitarbeiter nichts mehr ändern, Korrekturen macht das Büro. Das Original bleibt im Änderungsprotokoll. Das Büro gibt jedes Wachbuch einmal frei, für Ihren Kunden erzeugt CONTROL ein PDF mit den Fotos. Das Wachbuch gehört zum Paket Pro. Mehr zum Wachbuch

Häufige Fragen

Ist ein Wachbuch für Sicherheitsdienste Pflicht?

Eine ausdrückliche Pflicht zum Wachbuch steht weder in der Gewerbeordnung noch in der Bewachungsverordnung. § 21 BewachV verlangt Aufzeichnungen über Verträge, Wachpersonen, Belehrungen und Waffen. Ob und wie ein Wachbuch geführt wird, legen Bewachungsvertrag und Dienstanweisung fest.

Was gehört ins Wachbuch?

Jeder Eintrag beantwortet sechs Fragen: wann, wo, wer, was, welche Maßnahme und an wen übergeben. Am Schichtwechsel kommt die Übergabe dazu, mit offenen Punkten, Schlüsseln und Geräten und dem Namen der übernehmenden Wachperson.

Wie korrigiere ich einen Fehler auf dem Blatt?

Streichen Sie den falschen Text durch, sodass er lesbar bleibt, und schreiben Sie die Korrektur mit Datum und Kürzel daneben. Ein geschwärzter oder überschriebener Eintrag verliert seinen Wert als Beleg.

Kann ich die Vorlage am Rechner ausfüllen?

Ja, dafür ist die Excel-Datei gedacht. Sie hat denselben Aufbau wie das PDF. Das PDF drucken Sie aus und füllen es am Objekt von Hand aus.

Quellen

1. § 21 Bewachungsverordnung (Buchführung und Aufbewahrung), gesetze-im-internet.de, abgerufen am 10. November 2026
2. § 17 Bewachungsverordnung (Dienstanweisung), abgerufen am 10. November 2026

Diese Vorlage ist eine Arbeitshilfe und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.