Digitales Wachbuch: was hineingehört und was Ihr Auftraggeber sehen will

Kurz gesagtEine ausdrückliche Pflicht, ein Wachbuch zu führen, steht weder in der Gewerbeordnung noch in der Bewachungsverordnung. Verlangt wird es über den Bewachungsvertrag und Ihre Dienstanweisung. Ein guter Eintrag beantwortet sechs Fragen: wann, wo, wer, was, welche Maßnahme, an wen übergeben. Fotos belegen, Korrekturen bleiben sichtbar, und Personen gehören nur ins Bild, wenn es dafür eine Rechtsgrundlage gibt.

Was das Bewachungsrecht verlangt

Die Bewachungsverordnung regelt in § 21, welche Aufzeichnungen ein Bewachungsunternehmen führen muss. Sie umfasst Name und Anschrift des Auftraggebers, Inhalt und Art des Auftrags, Tag des Vertragsabschlusses. Dazu Angaben über die Wachpersonen, ihre Belehrung über Ausweis und Namensschild sowie die Überlassung und Rückgabe von Waffen.

„Der Gewerbetreibende hat für jeden Bewachungsvertrag Namen und Anschrift des Auftraggebers, Inhalt und Art des Auftrages sowie Tag des Vertragsabschlusses aufzuzeichnen.“§ 21 Abs. 2 Satz 1 BewachV

Diese Aufzeichnungen sind unverzüglich und auf Deutsch anzufertigen und in der Regel bis zum Ende des dritten auf ihre Entstehung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren (§ 21 Absatz 1 und 4). Was im Dienst am Objekt geschieht, gehört nicht zu dieser Liste. Ein Wachbuch ist dort nicht genannt.

Pflicht werden kann das Wachbuch trotzdem, auf zwei Wegen.

• Im Bewachungsvertrag. Verlangt der Auftraggeber dort einen schriftlichen Nachweis über das Geschehen im Objekt, ist das Wachbuch eine vertragliche Pflicht.
• In der Dienstanweisung. § 17 BewachV verpflichtet Sie, den Wachdienst durch eine Dienstanweisung zu regeln. Dort legen Sie fest, was Ihre Wachpersonen wann eintragen.

Unmittelbar zählt eine saubere Dokumentation beim Waffengebrauch. Hat eine Wachperson im Dienst von einer Waffe Gebrauch gemacht, müssen Sie das nach § 20 Absatz 2 BewachV unverzüglich der zuständigen Behörde und, wenn noch nicht geschehen, der Polizei anzeigen. Ein zeitnaher Wachbucheintrag liefert dafür die Fakten.

Was ein guter Eintrag enthält

Ein Eintrag soll auch für jemanden verständlich sein, der nicht dabei war. Das ist der Objektleiter am nächsten Morgen, der Auftraggeber oder im Streitfall eine Versicherung. Sechs Angaben reichen dafür fast immer.

Angabe	Beispiel
Zeit	02:40 Uhr
Ort	Halle 3, Rolltor Nordseite
Wer	Wachperson Meier, Kennnummer 114
Was	Rolltor 40 cm offen, keine Personen im Bereich
Maßnahme	Halle begangen, Tor geschlossen, Haustechnik informiert
Übergabe	an Frühdienst Schulz, Tor beim Rundgang 06:30 prüfen

Schreiben Sie Beobachtungen, keine Vermutungen. „Tor 40 cm offen“ ist ein Befund. „Tor wurde wohl vergessen“ ist eine Deutung, die sich später als falsch herausstellen kann. Wenn eine Deutung nötig ist, kennzeichnen Sie sie als solche.

Halten Sie den Eintrag zeitnah fest. Ein Bericht, der erst am Ende einer Zwölf-Stunden-Schicht aus dem Gedächtnis entsteht, hat Lücken bei Uhrzeiten und Reihenfolge.

Übergabe, Vorfall, Rundgang

Ein Wachbuch wird lesbarer, wenn jeder Eintrag eine Art hat. Sinnvoll sind wenige, klar getrennte Arten.

• Übergabe am Schichtwechsel: offene Punkte, Schlüssel und Geräte, besondere Anweisungen, Name der übernehmenden Person.
• Vorfall: alles, was vom Normalbetrieb abweicht, vom offenen Fenster bis zum Polizeieinsatz.
• Kontrollgang oder Feststellung: Routine, die belegt, dass das Objekt besetzt und bestreift war.

Der Auftraggeber liest zuerst die Vorfälle. Wenn sie zwischen 40 Routinezeilen versteckt sind, fallen sie nicht auf. Die Trennung nach Arten hilft auch Ihnen im Büro, weil Sie Vorfälle über mehrere Wochen vergleichen können.

Fotos als Beleg

Ein Foto zeigt den Zustand, den ein Satz nur beschreibt: das aufgebrochene Schloss, die Wasserlache unter der Decke, den Lieferwagen in der Feuerwehrzufahrt. Achten Sie auf drei Punkte.

• Ein Foto ersetzt den Text nicht. Ort, Uhrzeit und Maßnahme stehen trotzdem im Eintrag.
• Fotografieren Sie Übersicht und Detail, damit der Leser den Schaden räumlich einordnen kann.
• Handyfotos enthalten oft Standortdaten in den Bildinformationen. Ob die beim Kunden landen sollen, entscheiden Sie bewusst.

Heikel wird es, sobald Menschen erkennbar sind. Dann verarbeiten Sie personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung. Die Verarbeitung braucht nach Art. 6 Absatz 1 DSGVO eine der dort genannten Rechtsgrundlagen, im Bewachungsalltag kommt vor allem das berechtigte Interesse nach Buchstabe f in Betracht. Das gilt nur, wenn die Interessen der fotografierten Person nicht überwiegen. Diese Abwägung treffen Sie im Einzelfall, am besten mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

„dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt“Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO

Fotografieren Sie deshalb den Schaden, nicht die Schaulustigen. Legen Sie in der Dienstanweisung fest, wann Personen überhaupt fotografiert werden dürfen und wer die Bilder sieht.

Korrekturen nachvollziehbar halten

Ein Wachbuch ist nur so viel wert wie das Vertrauen in seine Einträge. Ein Eintrag, der nachträglich still geändert wurde, taugt nicht mehr als Beleg. Auf Papier streicht man deshalb durch, statt zu schwärzen, und schreibt die Korrektur mit Datum und Kürzel daneben.

Digital gilt dasselbe Prinzip. Fehler müssen korrigierbar sein, denn Art. 5 Absatz 1 Buchstabe d DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten sachlich richtig sind und unrichtige Angaben berichtigt werden. Die Korrektur darf den ursprünglichen Text aber nicht spurlos ersetzen. Wer, wann und warum geändert hat, muss erkennbar bleiben.

Was Ihr Auftraggeber sehen will

Ihr Auftraggeber bezahlt für Anwesenheit, die er selbst nicht sieht. Das Wachbuch ist sein Nachweis, dass sie stattgefunden hat. Ein Bericht, den er gern liest, hat vier Merkmale.

• Er ist vollständig. Jede Schicht im Zeitraum ist da, auch die ruhigen.
• Vorfälle stehen mit Maßnahme und Ergebnis drin, nicht nur mit der Beobachtung.
• Fotos tragen eine Uhrzeit, damit klar ist, dass sie im Dienst entstanden sind.
• Er ist im Büro geprüft und freigegeben, bevor er das Haus verlässt.

Wer seinem Kunden jeden Monat so einen Bericht schickt, hat bei Rückfragen den Nachweis zur Hand. Für die Arbeitszeiten derselben Schichten gelten eigene Regeln, die der Beitrag Arbeitszeit im Sicherheitsdienst aufzeichnen erklärt. Wie Sie die Schichten selbst planen, steht im Beitrag Dienstplan im Wachdienst.

So läuft es in CONTROL

Ein Wachbuch je Objekt und Schicht, vom Handy bis zum PDF für den Kunden.

Ihre Wachpersonen schreiben über die Mitarbeiter-App auf dem Handy, ab einer Stunde vor Dienstbeginn. Für jedes Objekt und jede Schicht gibt es ein Wachbuch. Wer gleichzeitig Dienst hat, schreibt ins selbe. Jeder Eintrag hat eine Art, etwa Übergabe oder Vorfall, und bis zu fünf Fotos. Das Handy verkleinert die Bilder vor dem Senden und entfernt die Standortdaten aus den Bildinformationen.

Nach dem Abschluss können Mitarbeiter nichts mehr ändern, Korrekturen macht das Büro. Abgeschlossen wird das Wachbuch per Knopf, und zwar vom Letzten im Dienst, sonst automatisch zwei Stunden nach dem spätesten Schichtende. Das Büro gibt jedes Wachbuch einmal frei. Wird ein freigegebenes Wachbuch korrigiert oder ein Eintrag gelöscht, muss es neu freigegeben werden. Das Original bleibt im Änderungsprotokoll.

Für den Kunden erzeugt CONTROL ein PDF mit den Fotos und der Uhrzeit, zu der jedes Foto eingegangen ist. Das Wachbuch gehört zum Paket Pro. Mehr zum Wachbuch

Häufige Fragen

Ist ein Sicherheitsdienst gesetzlich verpflichtet, ein Wachbuch zu führen?

Eine ausdrückliche Pflicht zum Wachbuch steht weder in der Gewerbeordnung noch in der Bewachungsverordnung. § 21 BewachV verlangt Aufzeichnungen über Verträge, Wachpersonen, Belehrungen und Waffen. Ob und wie ein Wachbuch geführt wird, legen Bewachungsvertrag und Dienstanweisung fest.

Darf das Wachpersonal Personen fotografieren?

Ein Foto, auf dem eine Person erkennbar ist, enthält personenbezogene Daten. Es braucht nach Art. 6 DSGVO eine Rechtsgrundlage und muss nach Art. 5 auf das Nötige beschränkt sein. Fotografieren Sie deshalb in erster Linie Schäden, Spuren und Zustände, nicht Menschen.

Wie korrigiert man einen falschen Eintrag?

So, dass der ursprüngliche Text erhalten bleibt. Die Korrektur bekommt Datum, Uhrzeit, Namen und einen Grund. Ein überschriebener Eintrag verliert seinen Wert als Beleg.

Was gehört in eine Übergabe?

Offene Punkte aus der Schicht, Schlüssel und Geräte, besondere Anweisungen des Auftraggebers und alles, was die nächste Schicht kontrollieren oder nachverfolgen muss. Dazu der Name der übernehmenden Wachperson und die Uhrzeit.

Quellen

1. § 21 Bewachungsverordnung (Buchführung und Aufbewahrung), gesetze-im-internet.de, abgerufen am 7. November 2026
2. § 17 Bewachungsverordnung (Dienstanweisung), abgerufen am 7. November 2026
3. § 20 Bewachungsverordnung (Behandlung der Waffen und Anzeigepflicht nach Waffengebrauch), abgerufen am 7. November 2026
4. Verordnung (EU) 2016/679, Art. 5 und Art. 6 (Datenschutz-Grundverordnung), eur-lex.europa.eu, abgerufen am 7. November 2026

Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.