Dienstplan-Vorlage für Sicherheitsdienste: Excel zum Herunterladen

Kurz gesagtDie Vorlage ist eine Excel-Datei mit einem Monatsplan je Objekt. Sie tragen Objekt, Monat und Jahr ein und je Mitarbeiter und Tag ein Schichtkürzel. Dienste, Stunden und Besetzung rechnet die Tabelle selbst. Ruhezeit und Höchstarbeitszeit prüft sie nicht: Elf Stunden zwischen zwei Diensten und acht, höchstens zehn Stunden am Werktag behalten Sie selbst im Blick.

Was die Vorlage enthält

Die Datei hat zwei Blätter. Auf dem Blatt „Dienstplan“ planen Sie, auf dem Blatt „Schichten“ legen Sie fest, was die Kürzel bedeuten.

• Kopf: Objekt, Monat und Jahr. Die Tage 1 bis 31 mit Wochentag erscheinen danach von selbst, Wochenenden sind grau hinterlegt.
• Plan: 15 Zeilen für Mitarbeiter. Je Tag tragen Sie ein Schichtkürzel ein.
• Summen rechts: die Zahl der Dienste und die Stunden je Mitarbeiter im Monat.
• Besetzung unten: wie viele Mitarbeiter an jedem Tag in jeder Schicht eingeteilt sind.

Schichten festlegen

Die Kürzel legen Sie frei fest. Vorbelegt sind vier Schichten und drei Abwesenheiten.

Kürzel	Bedeutung	Zeit
T	Tagdienst	06:00 bis 18:00
N	Nachtdienst	18:00 bis 06:00
F	Frühdienst	06:00 bis 14:00
S	Spätdienst	14:00 bis 22:00
U	Urlaub	zählt nicht als Stunden
K	Krank	zählt nicht als Stunden
X	frei	zählt nicht als Stunden

Zu jeder Schicht gehört eine Pause. Aus Beginn, Ende und Pause rechnet der Plan die Stunden. Prüfen Sie die Pausen gegen § 4 Arbeitszeitgesetz: bei mehr als sechs bis neun Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Die Pausen müssen im Voraus feststehen.

T und N sind Zwölf-Stunden-Dienste. Sie liegen über der Grenze von zehn Stunden aus § 3 Arbeitszeitgesetz und brauchen eine Grundlage in einem Tarifvertrag nach § 7. Gilt für Ihren Betrieb kein solcher Tarifvertrag, ändern Sie die Zeiten entsprechend.

So planen Sie einen Monat

Ein Beispiel aus dem Objektschutz: Das Logistikzentrum Nord ist rund um die Uhr mit einer Wachperson besetzt, geplant wird der Dezember 2026.

1. Legen Sie auf dem Blatt „Schichten“ fest, welche Kürzel Sie brauchen. Für dieses Objekt reichen T und N.
2. Tragen Sie auf dem Blatt „Dienstplan“ das Objekt, den Monat und das Jahr ein. Die Tage mit Wochentag stehen danach in der Kopfzeile.
3. Schreiben Sie die Namen Ihrer Mitarbeiter in die linke Spalte.
4. Tragen Sie zuerst Urlaub ein, dann die Dienste. Becker hat zum Beispiel vom 1. bis 3. Dezember T, am 4. und 5. X und vom 6. bis 8. N.
5. Prüfen Sie unten die Besetzung. Steht bei einer Schicht, die Sie besetzen müssen, eine 0, ist der Posten an diesem Tag offen.

Rechts sehen Sie dann für jeden Mitarbeiter die Dienste und Stunden des Monats.

Was die Vorlage nicht prüft

Die Tabelle rechnet, sie wacht aber nicht über das Arbeitszeitgesetz. Drei Punkte müssen Sie selbst prüfen.

• Ruhezeit. Nach jedem Dienst stehen dem Mitarbeiter elf Stunden Ruhezeit am Stück zu (§ 5 Absatz 1). Die Vorlage meldet nicht, wenn der Abstand kürzer ist.
• Höchstarbeitszeit. Acht Stunden am Werktag, bis zu zehn, wenn der Durchschnitt über sechs Kalendermonate oder 24 Wochen bei acht bleibt (§ 3). Für Nachtarbeitnehmer gilt ein viel kürzerer Ausgleich: ein Kalendermonat oder vier Wochen (§ 6 Absatz 2). Die Vorlage zeigt nur einen Monat, einen längeren Ausgleich verfolgen Sie getrennt.
• Andere Objekte. Ist ein Mitarbeiter an zwei Objekten eingeteilt, steht er in zwei Plänen. Eine kurze Ruhezeit zwischen den beiden Einsätzen sieht keiner der Pläne.

Dienst 1	Dienst 2	Ruhezeit	Ergebnis
Mo S 14 bis 22	Di F 6 bis 14	8 Std.	Verstoß
Mo N 18 bis 6	Di S 14 bis 22	8 Std.	Verstoß
Mo S 14 bis 22	Di S 14 bis 22	16 Std.	zulässig

Eine Kürzung der Ruhezeit um eine Stunde erlaubt § 5 Absatz 2 nur in bestimmten Bereichen, das Bewachungsgewerbe steht nicht darunter. Ein Tarifvertrag kann sie nach § 7 um bis zu zwei Stunden kürzen, wenn ein Ausgleich festgelegt ist. Sonntagsdienste sind im Bewachungsgewerbe erlaubt, sofern die Arbeit nicht an Werktagen erledigt werden kann (§ 10 Absatz 1 Nummer 13), mit Ersatzruhetag und mindestens 15 freien Sonntagen im Jahr (§ 11). Alle Regeln mit Beispielen stehen im Beitrag Dienstplan im Wachdienst.

So läuft es in CONTROL

Der Plan meldet die kurze Ruhezeit, bevor sie im Dienstplan steht.

Sie planen jeden Monat je Objekt. Offene Posten sind rot markiert, Urlaub und Krankheit sind schon berücksichtigt, die Feiertage kommen aus dem Bundesland Ihres Firmensitzes.

Liegen zwischen zwei Diensten eines Mitarbeiters weniger als elf Stunden, fragt CONTROL nach und nennt die genaue Länge der Ruhezeit. Die Prüfung reicht über den Monatswechsel. Überschneidet sich ein Dienst mit einem anderen Einsatz, auch an einem anderen Objekt, meldet CONTROL auch das. CONTROL warnt, es blockiert nicht. Dienstplan und Objektplan lassen sich drucken. Alle Funktionen ansehen

Häufige Fragen

Prüft die Vorlage die Ruhezeit?

Nein. Die Excel-Datei rechnet Dienste, Stunden und Besetzung, prüft aber weder die elf Stunden Ruhezeit nach § 5 Arbeitszeitgesetz noch die Höchstarbeitszeit nach § 3. Beides behalten Sie beim Planen selbst im Blick.

Kann ich eigene Schichten anlegen?

Ja. Auf dem Blatt „Schichten“ legen Sie die Kürzel mit Beginn, Ende und Pause selbst fest. Daraus rechnet der Dienstplan die Stunden. Vorbelegt sind T, N, F und S.

Sind Zwölf-Stunden-Dienste erlaubt?

Nach § 3 Arbeitszeitgesetz sind acht Stunden am Werktag die Regel, bis zu zehn, wenn der Durchschnitt über sechs Kalendermonate oder 24 Wochen bei acht bleibt. Ein Zwölf-Stunden-Dienst braucht eine Grundlage in einem Tarifvertrag nach § 7.

Wie trage ich Urlaub und Krankheit ein?

Mit U für Urlaub und K für Krank, X steht für frei. Diese drei Kürzel zählen nicht als Stunden.

Quellen

1. § 3, § 4, § 5 und § 6 Arbeitszeitgesetz, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 10. November 2026
2. § 7 Arbeitszeitgesetz (Abweichende Regelungen), abgerufen am 10. November 2026
3. § 10 und § 11 Arbeitszeitgesetz (Sonn- und Feiertage), abgerufen am 10. November 2026

Diese Vorlage ist eine Arbeitshilfe und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.