Software für Sicherheitsdienste: acht Fragen vor dem Kauf

Kurz gesagtEine Software für Sicherheitsdienste sollte Dienste je Objekt planen und dabei die elf Stunden Ruhezeit prüfen, die Arbeitszeit nach § 17 Mindestlohngesetz innerhalb von sieben Tagen erfassen und Ihren Mitarbeitern die Dienste aufs Handy bringen. Verlangen Ihre Auftraggeber Nachweise, gehören Wachbuch und Wächterkontrolle dazu. Vor dem Kauf prüfen Sie außerdem Serverstandort, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, das Preismodell und wie Sie Ihre Daten wieder herausbekommen.

Erst den eigenen Ablauf aufschreiben

Bevor Sie Angebote vergleichen, schreiben Sie auf, wie ein Monat in Ihrem Betrieb heute läuft. Wer plant, wie erfahren die Mitarbeiter von ihren Diensten, wer trägt Stunden zusammen, und was geht an Lohnbüro und Kunden? An dieser Liste messen Sie jedes Programm, nicht an der Zahl seiner Funktionen.

Drei Angaben brauchen Sie für fast jedes Angebot:

• Zahl der aktiven Mitarbeiter, getrennt nach Festangestellten, Minijobbern und Personal von Nachunternehmern.
• Zahl der Objekte und ob dort rund um die Uhr, nur nachts oder nur am Wochenende bewacht wird.
• Was Ihre Auftraggeber an Nachweisen verlangen: Wachbuch, Rundgangsprotokoll, Stundennachweis je Objekt.

Prüft der Dienstplan Ruhezeit und Besetzung?

Ein Dienstplan im Wachdienst ändert sich ständig. Vertretungen kommen kurzfristig, Schichten wechseln zwischen Früh, Spät und Nacht. Genau dabei reißt am leichtesten die Ruhezeit.

„Die Arbeitnehmer müssen nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben.“§ 5 Abs. 1 ArbZG

Ein Tarifvertrag kann davon in bestimmten Grenzen abweichen (§ 7 ArbZG). Prüfen Sie deshalb, ob die Software die Ruhezeit zwischen zwei Diensten überhaupt nachrechnet, auch über das Monatsende hinweg, und ob sie meldet, wenn ein Mitarbeiter zur selben Zeit an zwei Objekten eingeteilt ist. Fragen Sie außerdem, ob offene Posten sichtbar sind und ob Urlaub, Krankheit und die Feiertage Ihres Bundeslandes in den Plan einfließen. Wie das Arbeitszeitgesetz den Dienstplan sonst noch begrenzt, steht im Beitrag Dienstplan im Wachdienst.

Erfasst die Software Arbeitszeit nach § 17 MiLoG?

Das Wach- und Sicherheitsgewerbe ist in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt. Deshalb gilt die Aufzeichnungspflicht des § 17 Mindestlohngesetz grundsätzlich für alle Beschäftigten, nicht nur für Minijobber. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Für den Kauf heißt das: Stempeln die Mitarbeiter selbst, und zwar zum geplanten Dienst? Sehen Sie im Büro, welche Buchungen fehlen oder auffällig sind, bevor die sieben Tage um sind? Bleibt bei einer Korrektur erkennbar, wer was mit welchem Grund geändert hat? Und lässt sich je Person ein Monatsnachweis drucken? Einzelheiten zur Pflicht stehen im Beitrag Arbeitszeit im Sicherheitsdienst aufzeichnen.

Was bekommt Ihr Auftraggeber zu sehen?

Ihr Auftraggeber zahlt für Bewachung, die er nicht selbst sieht. Was er als Nachweis bekommt, entscheidet oft darüber, ob ein Vertrag verlängert wird. Prüfen Sie zwei Funktionen.

• Wachbuch. Können Mitarbeiter Einträge mit Fotos direkt vom Handy schreiben? Bleibt eine Korrektur sichtbar? Gibt es für den Kunden einen Bericht, etwa als PDF, ohne dass Sie Einträge abtippen?
• Wächterkontrolle. Werden Rundgänge an festen Kontrollpunkten bestätigt, zum Beispiel per QR-Code, und ist erkennbar, wann welcher Punkt erreicht wurde?

Was ein guter Wachbucheintrag enthält und warum Korrekturen sichtbar bleiben müssen, erklärt der Beitrag Digitales Wachbuch.

Läuft die App auf jedem Handy?

Ihre Mitarbeiter nutzen eigene Handys oder Diensthandys, Android und iPhone gemischt. Fragen Sie, ob die App aus einem Store geladen werden muss oder im Browser läuft und welche Funktionen nur auf einem der beiden Systeme gehen.

Genauso wichtig ist die Frage nach dem Standort. Eine Software, die Mitarbeiter laufend ortet, verarbeitet mehr Daten als für die Zeiterfassung nötig. Art. 5 DSGVO verlangt, Daten auf das notwendige Maß zu beschränken. Lassen Sie sich zeigen, wann die App den Standort abfragt und was davon gespeichert wird.

Wo liegen die Daten, wer darf was?

Eine Software für den Sicherheitsdienst enthält Namen, Anschriften, Arbeitszeiten und Nachweise Ihrer Mitarbeiter. Verarbeitet der Anbieter diese Daten in Ihrem Auftrag auf seinen Servern, brauchen Sie mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Er legt unter anderem Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, die Art der Daten und die Pflichten des Anbieters fest.

Frage an den Anbieter	Warum sie zählt
Wo steht der Server?	Bei Servern außerhalb der EU gelten zusätzliche Regeln für die Übermittlung.
Eigene Datenbank oder geteilt?	Zeigt, wie Ihre Daten von denen anderer Kunden getrennt sind.
Rechte je Rolle?	Ein Disponent braucht andere Daten als die Lohnbuchhaltung oder ein Objektleiter.
Sicherungen?	Wie oft, wo und ob verschlüsselt (Art. 32 DSGVO).
Vertrag zur Auftragsverarbeitung?	Pflicht nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO, bevor echte Personaldaten ins Programm kommen.

Wie rechnet der Anbieter ab?

Preise für Software im Sicherheitsdienst sind schwer zu vergleichen, weil jeder Anbieter anders zählt. Rechnen Sie jedes Angebot auf Ihre eigene Zahl an Mitarbeitern um und klären Sie vier Punkte.

• Wer zählt? Nur aktive Mitarbeiter oder jeder, der je angelegt wurde? Zählen Minijobber und Personal von Nachunternehmern mit?
• Was ist im Preis? Kosten App, Wachbuch oder Zeiterfassung extra, oder gibt es sie nur im größeren Paket?
• Wie lange binden Sie sich? Monatlich kündbar oder Jahresvertrag, und was kostet die jährliche Zahlung im Vergleich?
• Was kommt dazu? Einrichtung, Schulung oder Umzug der Daten werden manchmal getrennt berechnet.

Stellen Sie den Preis dann gegen die Zeit, die heute in Excel-Listen, Abstimmung per Telefon und das Abtippen von Stundenzetteln fließt. Was eine Einsatzstunde Ihren Betrieb kostet, rechnet der Beitrag Was eine Wache kostet durch.

Wie kommen Sie hinein und wieder heraus?

Fragen Sie vor dem Kauf, wie Mitarbeiter, Objekte und Dienste ins Programm kommen und ob der Anbieter dabei hilft. Fragen Sie ebenso, wie Sie Ihre Daten wieder herausbekommen, wenn Sie das Paket wechseln oder kündigen.

Das hat einen rechtlichen Grund. Arbeitszeitaufzeichnungen müssen Sie nach § 17 MiLoG mindestens zwei Jahre aufbewahren. Aufzeichnungen über Bewachungsverträge und Wachpersonen nach § 21 BewachV bewahren Sie bis zum Ende des dritten Kalenderjahres auf, nachdem der Vertrag oder das Beschäftigungsverhältnis geendet hat. Diese Fristen laufen weiter, auch wenn Sie die Software wechseln. Löschen Sie deshalb alte Excel-Dateien und Stundenzettel nicht beim Umstieg.

Checkliste für die Testphase

Ein Test mit Beispieldaten zeigt, wie das Programm aussieht. Ob es zu Ihrem Betrieb passt, zeigt nur ein Test mit einem eigenen Objekt. Diese Punkte sollten Sie in der Testphase einmal selbst durchspielen.

Im Test durchspielen	Worauf Sie achten
Einen Monat für ein echtes Objekt planen	Sind offene Posten auf einen Blick zu sehen?
Spätdienst bis 22 Uhr, Frühdienst ab 6 Uhr	Meldet das Programm die zu kurze Ruhezeit?
Krankmeldung, Vertretung einteilen	Wie viele Schritte, und erfährt die Vertretung es auf dem Handy?
Ein Mitarbeiter stempelt auf seinem Handy	Klappt es ohne Anleitung, auch auf einem iPhone?
Eine Buchung korrigieren	Bleiben alter Wert, Grund und Name sichtbar?
Wachbucheintrag mit Foto	Wie sieht der Bericht für den Kunden aus?
Monatsnachweis je Person drucken	Stehen Beginn, Ende und Dauer je Tag darauf?

So läuft es in CONTROL

CONTROL ist in einem Berliner Sicherheitsdienst entstanden. Sie testen es eine Woche mit Ihren eigenen Objekten.

Sie planen je Objekt und Monat, offene Posten stehen in Rot, Urlaub, Krankheit und die Feiertage Ihres Bundeslandes sind eingerechnet. Liegen zwischen zwei Diensten weniger als elf Stunden, fragt CONTROL nach, auch über den Monatswechsel. Die Zeiterfassung ist in beiden Paketen enthalten: Ihre Mitarbeiter stempeln in der App im Browser des Handys, Sie prüfen auffällige Buchungen in einer Liste und korrigieren mit Grund.

Jede Firma bekommt eine eigene Installation auf einem Server in Deutschland. Basis kostet ab 34,99 Euro netto im Monat für bis zu 20 Mitarbeiter, Pro mit Wachbuch, Wächterkontrolle, Personalakte und Lohn-Export ab 64,99 Euro netto, jeweils zzgl. 19 % USt. Bei jährlicher Zahlung zahlen Sie zehn Monatsbeiträge. Die Testwoche endet von allein, kündigen müssen Sie nichts. Preise ansehen

Häufige Fragen

Was muss eine Software für Sicherheitsdienste können?

Mindestens drei Dinge: Dienste je Objekt planen und dabei die elf Stunden Ruhezeit nach § 5 Arbeitszeitgesetz prüfen, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit nach § 17 Mindestlohngesetz aufzeichnen und die Mitarbeiter über ihre Dienste informieren. Verlangen Ihre Auftraggeber Nachweise aus dem Objekt, kommen ein Wachbuch und eine Wächterkontrolle dazu.

Was kostet eine Software für Sicherheitsdienste?

Das hängt vom Preismodell ab. Üblich sind Preise je Mitarbeiter oder feste Stufen nach Zahl der Mitarbeiter. Prüfen Sie, wer als Mitarbeiter zählt, ob die App extra kostet und was bei jährlicher Zahlung gilt. Bei CONTROL beginnt das Paket Basis bei 34,99 Euro netto im Monat für bis zu 20 Mitarbeiter.

Muss die Zeiterfassung im Sicherheitsdienst elektronisch sein?

Das Mindestlohngesetz schreibt keine bestimmte Form vor. § 17 verlangt für das Wach- und Sicherheitsgewerbe, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens am siebten Tag nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Eine Software macht es leichter, diese Frist einzuhalten und Lücken zu sehen.

Brauchen wir mit dem Software-Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Wenn der Anbieter Daten Ihrer Mitarbeiter in Ihrem Auftrag auf seinen Servern verarbeitet, ja. Art. 28 DSGVO verlangt dafür einen Vertrag, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art der Daten und die Pflichten des Anbieters festlegt. Fragen Sie danach, bevor echte Personaldaten ins Programm kommen.

Wie lange sollte man eine Software testen?

So lange, dass ein echter Ablauf hineinpasst: ein Objekt, eine Woche mit Nachtdiensten, eine Krankmeldung und eine Vertretung. Planen Sie die Testphase deshalb vorher und nehmen Sie eigene Objekte statt Beispieldaten.

Quellen

1. § 5 Arbeitszeitgesetz (Ruhezeit), gesetze-im-internet.de, abgerufen am 13. November 2026
2. § 7 Arbeitszeitgesetz (Abweichende Regelungen), abgerufen am 13. November 2026
3. § 17 Mindestlohngesetz (Erstellen und Bereithalten von Dokumenten), abgerufen am 13. November 2026
4. § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren), abgerufen am 13. November 2026
5. § 21 Bewachungsverordnung (Buchführung und Aufbewahrung), abgerufen am 13. November 2026
6. Verordnung (EU) 2016/679, Art. 5, 28 und 32 (Datenschutz-Grundverordnung), eur-lex.europa.eu, abgerufen am 13. November 2026

Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.